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La gestión de datos en laboratorios es una responsabilidad de gran repercusión en toda la compañía ya que no implica solo la gestión del flujo de trabajo en el propio laboratorio. La recogida de datos se inicia en el momento de la recepción de las muestras, sigue la toma de decisión en cuanto al análisis que deban experimentar (analista, PNT, urgencias del cliente…) y concluye con la entrega del informe final y su facturación.

Es correcto pensar que para unos expertos informáticos debería ser fácil diseñar tal sistema informático. Si no fuera que en cada etapa entran varios tipos de consideraciones relativos al propio mercado en el que se desempeña el laboratorio – trazabilidad, cadena de custodia, cumplimiento a normas calidad y elaboración de certificados pertinentes entre otros -. Algunas de estas consideraciones requieren ejecución de ciertos protocolos y recogidas de datos en paralelo al propio análisis. Casi fácil si no fuera que cada laboratorio diseña su propio flujo de trabajo, establece sus procedimientos de garantía y control de la calidad, elabora su dinámica de formación de personal, decide su rutina de calibración del material y su participación a ejercicios inter-laboratorios de estandarización, e finalmente implementa una política de almacén de muestras de pocos meses a años según la legislación del mercado. Por mencionar algunos aspectos y evitando entrar en mas detalles que aplicarian mas en este caso al mundo farmaceutico o del BioBanking.

Para NL42, la decisión de implementar un sistema de gestión de datos en un laboratorio es una decisión empresarial estratégica. Requiere como toda decisión de envergadura involucrar un cierto número de personas procedentes de diversos departamentos, de responsabilidades varias y usuarios finales. En un principio puede parecer una empresa compleja. Aunque a pensar lo bien consiste en decidir mejorar procesos internos y reducir tiempos administrativos muy pesados del personal cualificado. Consiste en decidir invertir en un desarrollo creciente de la compañía.

En futuros post identificaremos los pasos claves de un proyecto de implementación de un sistema de gestión de datos.

Solo mencionar de momento los dos principales.

Como en todo proyecto, el Primero es elaborar el “URS” (User Requirements Specifications) que no es sino la lista de requisitos de la solución que aspiramos poner en marcha. Paso primordial que ningún proyecto puede saltarse, ya que permite recoger de forma estructurada las necesidades de los que forman parte del equipo de toma de decisión, anotar las necesidades actuales y requerir la suficiente flexibilidad para que el sistema sepa adaptarse a los cambios (vengan del mercado o de decisiones estratégicas internas) y permita incorporar futuras necesidades sin generar niveles de complejidad insuperables.

El Segundo paso primordial para una puesta en marcha exitosa y sin sorpresas es sin lugar a dudas la “Ejecución del proyecto”. Si bien la definición de requisitos puede a veces acabar en un dibujo a mano alzada en una hoja A4, la gran mayoría de los proyectos fallan en la ejecución dejando un mal sabor de boca a todos los implicados, con los consecuentes retrasos, frustraciones, sorpresas de última hora y contratación de terceros para el desarrollo de aplicaciones puntuales complementarias que no se hayan visto cumplimentadas en el proyecto inicial.

Nuestro lema es “Simplificamos lo Complejo” por la simple razón que nuestra experiencia como  técnicos, en tiempos remotos, y como responsables de negocio y de equipos internacionales nos ha enseñado que no hay sino una única forma de llevar a cabo proyectos complejos de forma exitosa. Uno, seguir una metodología consolidada con disciplina y dos, desmenuzar el proyecto en tantas pequeñas fases como sea necesario para poder visualizar su ejecución en tiempos cortos y conseguir éxito de forma visible y contagiosa.

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